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Microsoft Copilot: der intelligente Assistent für Microsoft 365

Wie Sie mit Microsoft Copilot die Produktivität, Kreativität und Zusammenarbeit in Office, Teams und Outlook steigern können

Microsoft Copilot ist ein innovativer Service, der dabei hilft, bessere Texte, Präsentationen, E-Mails und Chats zu erstellen. Microsoft Copilot ist ein auf KI (künstlicher Intelligenz) basierter Schreibassistent. Er erstellt Vorschläge, Korrekturen, Verbesserungen und Inspirationen für Ihre Inhalte.

Was ist Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot ist ein Service, der auf der OpenAI Codex-Plattform basiert – eine Plattform, die auch von ChatGPT genutzt wird, um KI-gestützt Texte zu generieren.

Microsoft Copilot versteht die natürliche menschliche Sprache und ist in der Lage, in ihrem Kontext und mit ihrem Schreibstil Vorschläge zu erarbeiten.

Es integriert sich direkt in die Office Anwendungen und in Teams. Er unterstützt, in dem er zum Beispiel Texte erstellt, Antworten verfasst, Besprechungen zusammenfasst oder Unterstützung zu Präsentationen oder Formel Erstellungen in Excel anbietet.

Wie funktioniert Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot ist in die Office Programme und Teams integriert und macht Vorschläge, die Ihre gerade ausgeführten Aktionen unterstützt. Es ist einfach zu bedienen, vollständig integriert und hilft dabei, die tagtäglichen Aufgaben effizienter zu erledigen. Es erinnert mich ein wenig an Karl Klammer 🤣 nur das der Copilot wirklich funktioniert.

Was genau kann Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot kann, je nach Anwendung, in der es genutzt wird, bei den folgenden Aufgaben helfen:

–              Text generieren in Word, Outlook

–              Texte analysieren, Rechtschreibung und Grammatik verbessern

–              Daten analysieren und auswerten

–              E-Mail-Antworten verfassen

–              Formeln in Excel vorschlagen

–              Konzepte und Gliederungen ausarbeiten

–              Bilder erstellen

Es kann sicherlich noch viele andere Dinge, das sind die wichtigsten, die mir gerade sinnvoll und funktional erscheinen.

Welche Vorteile bietet Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot bietet zahlreiche Vorteile für die Arbeit mit Microsoft 365 (Office, Teams, Outlook) im Unternehmen. Hier sind einige davon:

·      Microsoft Copilot verbessert die Produktivität, indem es Texte oder E-Mails schreibt, überprüft und bearbeiten kann. Dadurch spart es enorm viel Zeit und macht Sie effizienter. Sie können sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren und Microsoft Copilot die Routinearbeit überlassen.

·      Microsoft Copilot ist direkt in die Office Produkte integriert und kann auf Informationen zum Beispiel aus SharePoint zugreifen. Es passt sich den Präferenzen und Bedürfnissen der User an und berücksichtigt – nach einer gewissen Nutzungszeit – Schreibstil und Fachsprache.

·      Microsoft Copilot Studio ermöglicht Unternehmen, die Funktionsweise von Microsoft Copilot individuell auf die Bedürfnisse und Anforderungen von Unternehmen abzustimmen und für spezielle Anwendungsfälle designte Apps zu erstellen.

·      Die Daten des Unternehmens werden nicht weitergegeben und nicht zu Trainingszwecken genutzt.

Welche Einschränkungen muss man beachten?

·      Generative KI ist nicht unfehlbar, der Text wird generiert und muss nicht richtig sein. Die Ergebnisse sind stets vom Nutzer auf Validität zu überprüfen.

·      Die Eingabemöglichkeiten bei Microsoft Copilot – gerade bei der Nutzung von Textgenerierung – sind auf 2000 Zeichen beschränkt.

·      Die Nutzungsmöglichkeiten im Bereich PowerPoint sind noch stark eingeschränkt, ich habe noch keine Möglichkeit gefunden, direkt Bilder, Designvorschläge oder ganze Präsentationen zu erstellen. Das wären die Funktionen, die ich hier erwartet hätte.

·      Für Excel und OneNote ist Microsoft Copilot noch in Entwicklung, aber Microsoft arbeitet daran, diese Funktionen bald zur Verfügung zu stellen.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

–              es braucht ein gültiges Abonnement von Microsoft 365 Business Standard oder Premium oder ein Microsoft 365 Enterprise Agreement. Microsoft Copilot ist in verändertem Funktionsumfang auch für Einzelanwender als Add-On zu Office 365 erhältlich, im Business Umfeld aber nur mit M365.

–              Microsoft Copilot ist als AddOn zu den genannten Microsoft 365 Business Tarifen erhältlich. Es fallen zusätzliche Kosten pro User an.

–              Sie müssen die neueste Version von Microsoft 365 (Office, Teams, Outlook) auf Ihrem Gerät installiert haben. Microsoft Copilot funktioniert nur mit der aktuellen Version der Anwendungen, nicht mit älteren Versionen. Es funktioniert auch mit Office für Mac, das habe ich bereits getestet.

–              eine Internetverbindung ist natürlich zwingend notwendig, Microsoft Copilot ist ein Cloud-basierter Service.

–              Microsoft Copilot ist standardmäßig deaktiviert, Sie müssen Microsoft Copilot zuerst in den Einstellungen Ihrer Anwendungen aktivieren. Sie können Microsoft Copilot jederzeit ein- oder ausschalten.

Training

Um Microsoft Copilot optimal zu nutzen, ist es wichtig, sich mit seinen Funktionen und Möglichkeiten vertraut zu machen. Ein Training kann den Nutzern dabei helfen, die Vorteile von Microsoft Copilot zu erkennen, seine Anwendungsfälle zu verstehen und seine Nutzung in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu integrieren.

Das Training kann auch dazu beitragen, die Zufriedenheit und Akzeptanz der Nutzer zu erhöhen, indem es aufzeigt, wie man Microsoft Copilot an die individuellen Bedürfnisse anpassen und personalisieren kann.

Darüber hinaus kann ein Training helfen, den Return on Investment (ROI) von Microsoft Copilot zu verkürzen, indem es Ihnen hilft, die Produktivität, Akzeptanz und Effizienz zu steigern, die Qualität zu verbessern und die Kosten zu senken.

Folgende Trainingsmöglichkeiten bieten sich an:

– Online-Kurse: interaktive Online-Kurs, der die Grundlagen von Microsoft Copilot vermittelt und praktische Übungen bietet. Der Vorteil eines Online-Kurses ist, dass die Mitarbeiter ihn in Ihrem eigenen Tempo und nach Ihrem eigenen Zeitplan absolvieren können. Der Nachteil ist, dass die Mitarbeiter bei Online-Kursen eine niedrigere Aufmerksamkeitsquote zeigen und längere Implementierungszyklen notwendig sind.

– Webinare: Sie können Live-Webinar nutzen, das den Mitarbeitern eine Einführung in Microsoft Copilot gibt und Ihnen die Möglichkeit bietet, Fragen zu stellen und Tipps von Experten zu erhalten. Der Vorteil eines Webinars ist, dass Sie von der Erfahrung und dem Feedback anderer Teilnehmer profitieren können.

– Workshops: Sie können einen präsenzbasierten oder virtuellen Workshop besuchen, der Ihnen eine vertiefte Schulung zu Microsoft Copilot bietet und Ihnen konkrete Szenarien und Beispiele aus Ihrem Arbeitskontext zeigt. Der Vorteil eines Workshops ist, dass Sie Microsoft Copilot in einer hands-on Umgebung ausprobieren und direkt mit den Trainern und anderen Teilnehmern interagieren können.

Workshops und Trainings dazu bieten wir gerne an, sprechen Sie einfach mit mir.

Kosten

Die AddOn Lizenz zu den Microsoft 365 Business Lizenzen ist nur als monatlich abrechenbare Jahreslizenz erhältlich. Die Kosten betragen in der Schweiz 26.80 CHF netto pro User pro Monat, bei einer Laufzeit von mindestens 12 Monate. Die Kosten fallen zusätzlich zu den Microsoft 365 Business Standard, Premium oder den Enterprise E3 oder E5 Kosten an.

Der Microsoft Copilot ist eine innovative Lösung, die Ihnen hilft, produktiver und effizienter mit den Office-Anwendungen zu arbeiten. Er bietet Ihnen intelligente Vorschläge, Tipps und Automatisierungen, die auf Ihren Arbeitsstil und Ihre Inhalte zugeschnitten sind. Mit dem Microsoft Copilot können Sie Zeit sparen, Fehler vermeiden und kreativere Ergebnisse erzielen.

TCO und ROI

Die TCO (Total Cost of Ownership) von Microsoft Copilot für Unternehmen hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. der Anzahl der Benutzer, der Art der Aufgaben, der Häufigkeit der Nutzung und dem Lernfortschritt. Eine genaue Schätzung ist daher schwierig, aber es gibt einige Studien, die einen möglichen Nutzen zeigen. Zum Beispiel hat Microsoft eine interne Umfrage durchgeführt, bei der 90% der Benutzer angaben, dass Microsoft Copilot ihnen geholfen hat, Zeit zu sparen, und 80% sagten, dass sie sich dadurch selbstsicherer fühlten.

Eine andere Studie wurde von Forrester Consulting durchgeführt, die den potenziellen ROI (Return on Investment) von Microsoft Copilot für Unternehmen analysiert hat. Die Studie basierte auf Interviews mit vier Kunden, die Microsoft Copilot für mehrere Monate getestet haben, und einer Modellierung ihrer Kosten und Nutzen. Sie ergab, dass Microsoft Copilot zu einer Produktivitätssteigerung von 5,2% für die Benutzer führen kann, was einer jährlichen Einsparung von 29 Stunden pro Benutzer entspricht. Nach dieser Untersuchung geht man davon aus, dass die Investition in Microsoft Copilot sich innerhalb von 10 Monaten amortisieren kann.

Natürlich sind diese Zahlen nur Richtwerte, die je nach Situation variieren können.

Für mehr Informationen zu Microsoft Copilot, Trainings oder Workshops, sprechen Sie mich einfach an. Ich unterstütze Sie gern.

Meine 3 wichtigsten KI Tools

50 AI Tools, 150 AI Tool Cheat Sheet

Kennt ihr diese Beiträge? Mal im Ernst? Hilft Euch so etwas, einen Überblick zu bekommen?

Ich frage mich oft, wer nutzt wirklich so ein Cheat Sheet? 30 KI Tools, die im Marketing eingesetzt werden? Wenn ich mir für jedes nur 30 Minuten Zeit nehme um die Nutzbarkeit für meine Projekte zu prüfen, ist die Produktivitäts-Steigerung für die nächsten 6 Monate vermutlich dahin.

Mir jedenfalls hilft das wenig, mich verunsichert das und die Vielzahl von Tools ist mittlerweile schier unendlich. Man hat einfach keine Idee mehr, was wirklich zu gebrauchen ist und was nicht.

Was ich festgestellt habe, ist, dass viele dieser Tools auf dem gleichen Geschäftsmodell aufbauen. Diverse Large Langue Modells aus verschiedenen Quellen mit einem Frontend versehen und dann in einem Abo-Modell am liebsten noch in Verbindung mit einem Hosting anbieten. Möglichst nachhaltig einen Vendor Lock-in generieren um dann möglichst schnell möglichst viel Geld damit zu machen. Bevor die wirklich guten Tools sich durchsetzen und dieses Geschäftsmodell beenden.

Ein paar Beispiele dazu?

  • Webseiten mit KI generieren. Gibt es praktisch nur mit Abo-Bezahlmodell. Tolle Ergebnisse und coole Integration von vielen Tools wie Kalender, Terminbuchung, automatische Generierung. Aber 20 – 50 $ pro Monat für eine Webseite, die automatisch generiert wird?
  • Brand oder Logo Generation? Gerne mit Abo unter irgendwelchen zweifelhaften Rechtfertigungsgründen, warum es nicht mit Einmalzahlung möglich ist. Sehr hilfreich, sehr kreativ, aber mein Logo ändere ich nicht monatlich und wenn mein Design mal steht, brauche ich das auch nicht wöchentlich anpassen.
  • Präsentationen mit KI? Ganz schicke Ergebnisse, kann man mit verschiedenen Anbietern online machen, im Abo Modell natürlich. Versuch dann mal, so etwas in eine Power Point umzuwandeln und gezielt eigene Inhalte mit einzubauen. Masterslides und Formatvorlagen werden ignoriert, zusätzliche Seiten kann man ohne die Online-Variante nicht generieren.

Was hilft mir wirklich? Und wie nutze ich KI?

Eine Aufstellung meiner KI Tools nach Wichtigkeit und Häufigkeit der Nutzung:

ChatGPT

Meine klare Nummer 1! Das brauche ich für viele verschiedene Aufgaben und das Premium Abonnement für 20$ im Monat ermöglicht mir die Nutzung von ChatGPT4 und verschiedener PlugIns. Für mich ein wirklich gut investiertes Abo, das ich jederzeit beenden kann.

  1. Recherche über Kunden: «erzähl mir etwas über Firma XY», das Outcome ist nicht tagesaktuell (Stand 2021), aber sehr hilfreich bei grösseren Firmen, um schnell ein «Big-Picture» zu bekommen.
  2. PDF Zusammenfassung mit dem «ask-your-pdf» Plugin, ein Tool das mir hilft, einen kurzen hilfreichen Überblick zu umfangreichen PDFs zu erhalten. 200 Seiten PDF mit 300 Worten zusammengefasst, dauert 20 Sekunden.
  3. Textgenerierung für Konzepte, eine kurze Beschreibung eingeben, was man sich vorstellt, in welchem Kontext und 90% des Outputs kann von mir dann verwendet werden.
  4. Prompt Design für Text-to-Image Tools: ich frage ChatGPT nach einem Prompt für eine Bild, das ich z.B. für Präsentationen oder Blog Beiträge benutze. Das spart jede Menge Zeit und reduziert die Anzahl der Versuche, die man benötigt, um ein brauchbares Outcome zu bekommen.
  5. Ideen generieren für Marketing Konzepte, Events, Newsletter inklusive Headlines. Nutze ich zum Beispiel auch für A/B Test von Newslettern und habe die Öffnungsrate damit messbar verbessert.

Wofür ich es nicht benutze:

  1. Blog-Beiträge generieren, der Inhalt ist mir in den meisten Fällen nicht speziell genug. Und die Zeit, um Prompts fein-zu-tunen ist (noch) meist höher, als den Beitrag selbst zu schreiben. Vor allem in Themenbereichen, wo ich zuhause bin und über andere Themen will ich nicht schreiben.
  2. Produkt-Recherche und Infos, weil der Stand noch auf 2021 ist und neue Features oft nicht bekannt sind. Für einen groben Überblick ist es hilfreich, auch um eine kurze Beschreibung zu bekommen, aber nicht zuverlässig genug.
  3. Ungeprüfte Inhalte. ChatGPT und andere Modelle habe manchmal den Hang zu Halluzinationen. Modell-bedingt kreieren Sie Texte und die müssen nicht immer einen Bezug zur Realität haben. Mir hilft es dann, Quellen zu verlangen und diese auch wirklich zu prüfen.

Midjourney – Bild Generierung, Text-to-Image

Das benutze ich wirklich regelmässig, um Bilder für Social Media, Newsletter oder Präsentationen zu erstellen. Und es erspart mit die Suche nach lizenzfreien Bildern, die zu meinem Thema passen. Genau wie die Kreation von Bildern, die es so einfach nicht gibt. Wer meine Beiträge verfolgt, hat eine Vielzahl davon schon gesehen.

Meine Highlights:

  1. Ich benutze Midjourney in meinem eigenen Discord-Server. Das verhindert, dass die generierten Bilder öffentlich werden. Es erleichtert auch das Wiederfinden von alten Bildern, um dann den Prompt angepasst wieder zu verwenden.
  2. /describe ist eine sehr hilfreiche Funktion, wenn man ein Bild generieren möchte, das einem anderen ähnlich kommt, an dem man aber keine Rechte besitzt
  3.  /prefer option ermöglicht mir, einen Stil konsequent zu nutzen, damit bei Bildern für Marketing oder Social Media die Brand Awareness gewährleistet bleibt.
  4.  /blend um zwei Bilder miteinander zu verschmelzen, gibt interessante Ergebnisse.
  5.   /shorten hilft dabei, Prompts für Bilder auf das wesentliche zu reduzieren und so die Prompts kürzer zu gestalten, vor allem wenn man sie danach als prefer option nutzen will.
  6.  Vary (Region) benutze ich, um Teile eines Bildes zu ändern und ist gemeinhin als In-Painting bekannt. Funktioniert sehr gut mit grösseren Flächen, um neue Elemente hinzuzufügen oder zu verändern.

Midjourney ist schwierig

bei der Verwendung von Text im Bild und manchmal herausfordernd bei Extremitäten, Hände, Füsse etc.. Das wird von Version zu Version besser, ist im Moment aber noch ein Challenge.

Die Bedienung mit Discord ist für jemand, der sich damit noch nicht befasst hat, etwas gewöhnungsbedürftig. Für die unter Euch, die lieber in einer App arbeiten, sei StarryAI zum Ausprobieren empfohlen.

Deepl – Übersetzung und Sprachtool

Das kennt jetzt aber wirklich jeder schon, oder? Ich benutze es regelmässig für Übersetzungen aber auch für Korrekturlesungen.

Meine Anwendungsszenarien:

  1. Übersetzungen, für Newsletter und Blog-Beiträge in Französisch, für die französische Schweiz. Oder in Englisch, wenn ich Texte auf Englisch erstelle und sie dann Korrekturlesen lasse oder ins Deutsche und wieder zurück übersetze, um zu prüfen, ob der Inhalt wirklich passt.
  2. Übersetzungen von Prompts, die meisten LLMs arbeiten im Hintergrund in Englisch, die Ergebnisse sind dann oft präziser, wenn man selbst übersetzt als wenn man das LLM das erledigen lässt. Das gleiche gilt für die Nutzung von ChatGPT, wenn ich Ergebnisse auf Englisch generieren lasse und mit Deepl übersetze, ist der Output meistens deutlich besser.
  3. Spracheingabe beim Smartphone, das ermöglicht mir schnelle Übersetzungen in viele Sprachen, z.B. bei der Kommunikation mit Touristen, die nach dem Weg fragen.

Wollt ihr mehr über diese Anwendungsbeispiele wissen, wie genau man sie benutzt, optimiert und in sein Tagesgeschäft einbaut? Ich unterstütze Euch gern.