Wie Sie mit Microsoft Copilot die Produktivität, Kreativität und Zusammenarbeit in Office, Teams und Outlook steigern können
Microsoft Copilot ist ein innovativer Service, der dabei hilft, bessere Texte, Präsentationen, E-Mails und Chats zu erstellen. Microsoft Copilot ist ein auf KI (künstlicher Intelligenz) basierter Schreibassistent. Er erstellt Vorschläge, Korrekturen, Verbesserungen und Inspirationen für Ihre Inhalte.
Was ist Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot ist ein Service, der auf der OpenAI Codex-Plattform basiert – eine Plattform, die auch von ChatGPT genutzt wird, um KI-gestützt Texte zu generieren.
Microsoft Copilot versteht die natürliche menschliche Sprache und ist in der Lage, in ihrem Kontext und mit ihrem Schreibstil Vorschläge zu erarbeiten.
Es integriert sich direkt in die Office Anwendungen und in Teams. Er unterstützt, in dem er zum Beispiel Texte erstellt, Antworten verfasst, Besprechungen zusammenfasst oder Unterstützung zu Präsentationen oder Formel Erstellungen in Excel anbietet.
Wie funktioniert Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot ist in die Office Programme und Teams integriert und macht Vorschläge, die Ihre gerade ausgeführten Aktionen unterstützt. Es ist einfach zu bedienen, vollständig integriert und hilft dabei, die tagtäglichen Aufgaben effizienter zu erledigen. Es erinnert mich ein wenig an Karl Klammer 🤣 nur das der Copilot wirklich funktioniert.
Was genau kann Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot kann, je nach Anwendung, in der es genutzt wird, bei den folgenden Aufgaben helfen:
– Text generieren in Word, Outlook
– Texte analysieren, Rechtschreibung und Grammatik verbessern
– Daten analysieren und auswerten
– E-Mail-Antworten verfassen
– Formeln in Excel vorschlagen
– Konzepte und Gliederungen ausarbeiten
– Bilder erstellen
Es kann sicherlich noch viele andere Dinge, das sind die wichtigsten, die mir gerade sinnvoll und funktional erscheinen.
Welche Vorteile bietet Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot bietet zahlreiche Vorteile für die Arbeit mit Microsoft 365 (Office, Teams, Outlook) im Unternehmen. Hier sind einige davon:
· Microsoft Copilot verbessert die Produktivität, indem es Texte oder E-Mails schreibt, überprüft und bearbeiten kann. Dadurch spart es enorm viel Zeit und macht Sie effizienter. Sie können sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren und Microsoft Copilot die Routinearbeit überlassen.
· Microsoft Copilot ist direkt in die Office Produkte integriert und kann auf Informationen zum Beispiel aus SharePoint zugreifen. Es passt sich den Präferenzen und Bedürfnissen der User an und berücksichtigt – nach einer gewissen Nutzungszeit – Schreibstil und Fachsprache.
· Microsoft Copilot Studio ermöglicht Unternehmen, die Funktionsweise von Microsoft Copilot individuell auf die Bedürfnisse und Anforderungen von Unternehmen abzustimmen und für spezielle Anwendungsfälle designte Apps zu erstellen.
· Die Daten des Unternehmens werden nicht weitergegeben und nicht zu Trainingszwecken genutzt.
Welche Einschränkungen muss man beachten?
· Generative KI ist nicht unfehlbar, der Text wird generiert und muss nicht richtig sein. Die Ergebnisse sind stets vom Nutzer auf Validität zu überprüfen.
· Die Eingabemöglichkeiten bei Microsoft Copilot – gerade bei der Nutzung von Textgenerierung – sind auf 2000 Zeichen beschränkt.
· Die Nutzungsmöglichkeiten im Bereich PowerPoint sind noch stark eingeschränkt, ich habe noch keine Möglichkeit gefunden, direkt Bilder, Designvorschläge oder ganze Präsentationen zu erstellen. Das wären die Funktionen, die ich hier erwartet hätte.
· Für Excel und OneNote ist Microsoft Copilot noch in Entwicklung, aber Microsoft arbeitet daran, diese Funktionen bald zur Verfügung zu stellen.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
– es braucht ein gültiges Abonnement von Microsoft 365 Business Standard oder Premium oder ein Microsoft 365 Enterprise Agreement. Microsoft Copilot ist in verändertem Funktionsumfang auch für Einzelanwender als Add-On zu Office 365 erhältlich, im Business Umfeld aber nur mit M365.
– Microsoft Copilot ist als AddOn zu den genannten Microsoft 365 Business Tarifen erhältlich. Es fallen zusätzliche Kosten pro User an.
– Sie müssen die neueste Version von Microsoft 365 (Office, Teams, Outlook) auf Ihrem Gerät installiert haben. Microsoft Copilot funktioniert nur mit der aktuellen Version der Anwendungen, nicht mit älteren Versionen. Es funktioniert auch mit Office für Mac, das habe ich bereits getestet.
– eine Internetverbindung ist natürlich zwingend notwendig, Microsoft Copilot ist ein Cloud-basierter Service.
– Microsoft Copilot ist standardmäßig deaktiviert, Sie müssen Microsoft Copilot zuerst in den Einstellungen Ihrer Anwendungen aktivieren. Sie können Microsoft Copilot jederzeit ein- oder ausschalten.
Training
Um Microsoft Copilot optimal zu nutzen, ist es wichtig, sich mit seinen Funktionen und Möglichkeiten vertraut zu machen. Ein Training kann den Nutzern dabei helfen, die Vorteile von Microsoft Copilot zu erkennen, seine Anwendungsfälle zu verstehen und seine Nutzung in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu integrieren.
Das Training kann auch dazu beitragen, die Zufriedenheit und Akzeptanz der Nutzer zu erhöhen, indem es aufzeigt, wie man Microsoft Copilot an die individuellen Bedürfnisse anpassen und personalisieren kann.
Darüber hinaus kann ein Training helfen, den Return on Investment (ROI) von Microsoft Copilot zu verkürzen, indem es Ihnen hilft, die Produktivität, Akzeptanz und Effizienz zu steigern, die Qualität zu verbessern und die Kosten zu senken.
Folgende Trainingsmöglichkeiten bieten sich an:
– Online-Kurse: interaktive Online-Kurs, der die Grundlagen von Microsoft Copilot vermittelt und praktische Übungen bietet. Der Vorteil eines Online-Kurses ist, dass die Mitarbeiter ihn in Ihrem eigenen Tempo und nach Ihrem eigenen Zeitplan absolvieren können. Der Nachteil ist, dass die Mitarbeiter bei Online-Kursen eine niedrigere Aufmerksamkeitsquote zeigen und längere Implementierungszyklen notwendig sind.
– Webinare: Sie können Live-Webinar nutzen, das den Mitarbeitern eine Einführung in Microsoft Copilot gibt und Ihnen die Möglichkeit bietet, Fragen zu stellen und Tipps von Experten zu erhalten. Der Vorteil eines Webinars ist, dass Sie von der Erfahrung und dem Feedback anderer Teilnehmer profitieren können.
– Workshops: Sie können einen präsenzbasierten oder virtuellen Workshop besuchen, der Ihnen eine vertiefte Schulung zu Microsoft Copilot bietet und Ihnen konkrete Szenarien und Beispiele aus Ihrem Arbeitskontext zeigt. Der Vorteil eines Workshops ist, dass Sie Microsoft Copilot in einer hands-on Umgebung ausprobieren und direkt mit den Trainern und anderen Teilnehmern interagieren können.
Workshops und Trainings dazu bieten wir gerne an, sprechen Sie einfach mit mir.
Kosten
Die AddOn Lizenz zu den Microsoft 365 Business Lizenzen ist nur als monatlich abrechenbare Jahreslizenz erhältlich. Die Kosten betragen in der Schweiz 26.80 CHF netto pro User pro Monat, bei einer Laufzeit von mindestens 12 Monate. Die Kosten fallen zusätzlich zu den Microsoft 365 Business Standard, Premium oder den Enterprise E3 oder E5 Kosten an.
Der Microsoft Copilot ist eine innovative Lösung, die Ihnen hilft, produktiver und effizienter mit den Office-Anwendungen zu arbeiten. Er bietet Ihnen intelligente Vorschläge, Tipps und Automatisierungen, die auf Ihren Arbeitsstil und Ihre Inhalte zugeschnitten sind. Mit dem Microsoft Copilot können Sie Zeit sparen, Fehler vermeiden und kreativere Ergebnisse erzielen.
TCO und ROI
Die TCO (Total Cost of Ownership) von Microsoft Copilot für Unternehmen hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. der Anzahl der Benutzer, der Art der Aufgaben, der Häufigkeit der Nutzung und dem Lernfortschritt. Eine genaue Schätzung ist daher schwierig, aber es gibt einige Studien, die einen möglichen Nutzen zeigen. Zum Beispiel hat Microsoft eine interne Umfrage durchgeführt, bei der 90% der Benutzer angaben, dass Microsoft Copilot ihnen geholfen hat, Zeit zu sparen, und 80% sagten, dass sie sich dadurch selbstsicherer fühlten.
Eine andere Studie wurde von Forrester Consulting durchgeführt, die den potenziellen ROI (Return on Investment) von Microsoft Copilot für Unternehmen analysiert hat. Die Studie basierte auf Interviews mit vier Kunden, die Microsoft Copilot für mehrere Monate getestet haben, und einer Modellierung ihrer Kosten und Nutzen. Sie ergab, dass Microsoft Copilot zu einer Produktivitätssteigerung von 5,2% für die Benutzer führen kann, was einer jährlichen Einsparung von 29 Stunden pro Benutzer entspricht. Nach dieser Untersuchung geht man davon aus, dass die Investition in Microsoft Copilot sich innerhalb von 10 Monaten amortisieren kann.
Natürlich sind diese Zahlen nur Richtwerte, die je nach Situation variieren können.
Für mehr Informationen zu Microsoft Copilot, Trainings oder Workshops, sprechen Sie mich einfach an. Ich unterstütze Sie gern.